Az elmúlt időszakban számos alkalommal felmerült a közétkeztetési tárgyú szerződésekkel kapcsolatos kérdés.
- Mikor érdemes megkezdeni az eljárást?
- Milyen időtartamra érdemes szerződést kötni?
- Milyen árakat indokolt meghatározni? Áremelési lehetőségek.
- Milyen infrastrukturális előírásokat indokolt alkalmazni?
Ezen kérdésekkel kapcsolatban szakértőink számos egyeztetést folytattak az illetékes minisztériumok és hatóságok képviselőivel, valamint közbeszerzési szakértőkkel. Az egyeztetések alapján az alábbi válaszokkal támogatjuk az ajánlatkérők munkáját.
Mikor érdemes megkezdeni az eljárást?
A közétkeztetési eljárások előkészítése és lefolytatása a rendelkezésünkre álló adatok alapján legalább 1,5-2 évet vesz igénybe. Ennek az időtartamnak a jelentős része az előkészítő munka, amelyen belül a műszaki tartalom, illetve a szerződés részleteinek a kidolgozása jelentős időt vesz igénybe. Szintén jelentős időszükséglet az illetékes bizottsági és testületi döntések meghozatala.
A közétkeztetési szolgáltatások beszerzését a Kbt. alapján nemzeti eljárásrendben kell lefolytatni, így bár az ajánlattételre rendelkezésre álló idő az ajánlatkérő belátására van bízva, az ajánlatok értékelése, illetve a döntéshozatal és a szerződéskötés így is jelentős időszükséglettel bír.
Fentiek alapján javasoljuk az ajánlatkérőknek a közbeszerzési eljárások időben történő megindítását, hiszen a szerződések meghosszabbítására a Kbt. alapján nincs lehetőség. A Közbeszerzési Döntőbizottság legutóbbi döntései alapján a szerződéshosszabbítás a Kbt. mellőzését jelenti, ami a legsúlyosabb törvénysértés és akár a szerződés értékének 30%-ig terjedő bírság is kiszabható.
Milyen időtartamra érdemes szerződést kötni?
A közbeszerzési szerződések időtartama jelentősen függ a szerződésben foglalt feladatoktól. A közelmúlt beszerzéseit megvizsgálva azon szerződések esetében, ahol jelentős mértékű beruházási igény is felmerül ajánlatkérő részéről szükséges a hosszabb távú szerződések megkötése. Ennek oka, hogy a beruházások megtérülése a gazdaságosság szempontjait szem előtt tartva csak hosszabb távon valósulhat meg. Rövid szerződéses időtartam (2-5 év) mellett a megtérülés miatt olyan jelentős költségnövekedéssel kell számolni, amely mellett a beszerzés gazdaságosan nem valósítható meg.
A Közbeszerzési törvény ismeri az opció fogalmát, amely alkalmazásával biztosítékot is beépíthet az ajánlatkérő a szerződésbe, amikor az opció lehívását a szerződésben rögzített beruházási feladatok teljesítéséhez köti. Ez alapján az 5 év + 5 év opció olyan megoldást jelent, amely elterjedt a piacon és számos esetben alkalmazták már ajánlatkérők.
Milyen árakat indokolt meghatározni?
Az ajánlati árak szintén jelentősen függenek a szerződésben meghatározott feladatoktól. Ezzel kapcsolatban nem is lehetséges általános irányelv meghatározása. Inkább hüvelykujj szabályként lehet azt mondani, hogy egységnyi nyersanyaghoz azonos egységnyi rezsiköltség kapcsolódik amennyiben a szerződés nem tartamaz beruházást, konyhaüzemeltetési és tálalási feladatok ellátását, valamint energiaköltséget és bérleti díjat.
A Kbt. alapján a szerződésben mindenki számára megismerhető módon szabályozott áremelés nem jelenti a szerződés módosítását. Ezért javasoljuk a szerződésben körültekintően szabályozni azt, hogy a vállalkozó milyen módon jogosult árait módosítani.
Egyesületünk messzemenően támogatja a Kormány azon célját, hogy a hazai, rövid ellátási láncban beszerzett, ökológiai gazdaságból származó, vagy bio élelmiszerek nagyobb szerephez juthassanak a közétkeztetésben. Ehhez elengedhetetlen, hogy a szolgáltatók megfelelő forráshoz juthassanak ezen termékek beszerzéséhez. Ezek a termékek feldolgozása több munkaerőráfordítást és munkaerőszervezést is igényel.
Ezek alapján javasoljuk, hogy a most megkötésre kerülő szerződésekben az egységárak módosításával kapcsolatos szakaszok az élelmiszerekre és a közétkeztetésre vonatkozó inflációs adat együttes – összesített értékét – alkalmazását tartalmazzák annak érdekében, hogy a szolgáltatás minősége hosszú távon is fenntartható legyen. A Kormány célja, hogy a közétkeztetésben 60%-os, majd 2023-tól 80%-os legyen a hazai forrásból beszerzett termékek összértékének aránya.
Milyen infrastrukturális előírásokat indokolt alkalmazni?
A közétkeztetési szolgáltatás ellátása során elsődleges szempont a szolgáltatás folyamatosságának biztosítása. Ehhez elengedhetetlen a megfelelő főzőkapacitás rendelkezésre állása. Ennek legjobb módja, ha az ajánlatkérő a szolgáltatási szerződésben rendelkezik a főzőkonyha/ák használatáról.
A főzőkapacitások ilyen módon történő átadásával az üzemeltetéssel és karbantartással járó feladatok is a szolgáltatóhoz kerülnek, ezzel az ajánlatkérő egy folyamatosan karban tartott, technológiailag naprakész ingatlannal rendelkezhet.
